図面等ファイリングシステム
図面等ファイリングシステム概要
保管コストの削減
図面・社内文書は法律上で保存期間が決められているものがあり、一定期間保存・管理しておかなければならない場合があるため、保管スペースが必要になり、新規キャビネットの導入費用や倉庫に預けた場合、家賃や配送費用、廃棄費用、それに伴う人件費も必要となります。図面・社内文書を電子化することにより、それらのコストを大幅に削減します。
事務処理の負担軽減と迅速化、人件費の削減
図面・社内文書 を電子化することにより、パソコンからいつでも速やかに検索・閲覧できるようになるため、探す時間や負担を大幅に軽減します。（書類を1回探すのに3～5分かかるとして、これを○名の方が1日○回実施すると年間で考えれば大きな人件費になります。このコストを削減できます。)
紙文書以外の電子文書も保管し、全文検索
テキスト付PDF、Word、Excel、PowerPointで作られた文書も保管することができ、これらを全文検索することができます。
セキュリティ対策
ユーザーごとのアクセス権限や操作ログの取得、閲覧・印刷・ハードコピー抑止などで情報の漏洩を防止します。
導入実績
- 製造会社様
図面等ファイリングシステム機能
WEB検索画面
図面番号や製品名、発行日等から目的にあった検索で絞り込みができ、図面や文書を瞬時に参照できます。
またWord、Excel、PowerPointで作られた文書も全文検索して参照することができます。
マトリックスビュー
マトリックスビューはどの書類がいつ登録されたかを時系列による表示で瞬時に把握することができます。
日付の範囲は、「週表示」、「月表示」、「年表示」でモードを切り替えることができます。
イメージビューア
高速専用ビューア（高速ページめくり、高速サムネイル表示）により画像を速やかに閲覧できます。
「画像全面表示」、「画像・サムネイル画像1列同時表示」、「画像・サムネイル2列同時表示」、「サムネイル全面表示」の4種類の表示モードに切り替えることができます。
QRコードを利用した効率的な登録
QRコード付きスキャン依頼シートといっしょに図面をスキャンするだけで自動的に登録することができます。
アクセスログ管理
どのユーザーがいつ、どのプログラムで、どのような操作をしたかをログとして記録します。
セキュリティ
ユーザーID毎の権限（登録画像の索引編集・削除、ユーザー登録・権限変更）を設定することができます。
ハードコピー抑止や印刷抑止などのセキュリティ機能で情報の拡散を防止します。
機能一覧
1.保管コストの削減
- 図面・社内文書は、一定期間保存しておかなければならない場合もあるため、保管スペースが必要になります。新規キャビネットの導入費用も必要です。倉庫に預けた場合も家賃や配送費用、廃棄費用、それに伴う人件費も必要となります。
- 文書を電子化した場合は、それらのコストを大幅に削減できます。空きスペースを活用する事も可能です。
2.事務処理の負担軽減と迅速化、人件費の削減
- 電子化により書類を探す時間を大幅に軽減できます。
- 書類を1回探すのに3～5分かかるそうですが、これを○名の方が1日○回実施すると年間で考えれば大きな人件費になります。このコストを削減できます。
3.情報漏えい対策
- 文書を電子化した場合はシステム内のアクセス制限やパスワードにより、閲覧できる人を制限することができるため、情報漏えいのリスク軽減にもつながります。
4.災害対策
- 電子化した文書であれば、バックアップデータを遠隔地に持つことが容易になり、災害時における情報消失のリスクを軽減することができます。