e-文書法対応ファイリングシステム
e文書法対応ファイリングシステム概要
保管コストの削減
国税関係書類の保存期間は税法では7年、商法では10年となり、その期間分の文書を保管するために、ある程度の保管スペースが必要になります。 倉庫に預けた場合の家賃や配送費、廃棄費、それに伴う人件費も必要となります。文書を電子化した場合は、それらのコストを大幅に削減できます。
事務処理の負担軽減と迅速化
電子化により書類を探す時間を大幅に軽減できます。また紙の文書と異なり紛失を防ぐことができます。
情報漏えい対策
紙の文書の場合、その紙が保管されている場所に入ることができれば、誰でも内容を閲覧することができます。文書を電子化した場合はシステム内のアクセス制限やパスワードにより、閲覧できる人を制限することができるため、情報漏えいのリスク軽減にもつながります。
災害対策
火事や地震などの災害により、紙の文書は丸ごと消失してしまうと、復元することができません。電子化した文書であれば、バックアップデータを遠隔地に持つことが容易になり、災害時における情報消失のリスクを軽減することができます。
e文書法対応ファイリングシステム機能
WEB検索画面
書類種別、伝票番号、取引年月日、取引先金額、取引先名の項目より検索して登録した書類を参照することができます。
登録
スキャンされた書類を見ながら帳票種別、伝票番号、取引年月日、取引金額、取引先名称を入力します。
1.保管コストの削減
- 国税関係書類の保存期間は税法では7年、商法では10年となり、その期間分の文書を保管するために、ある程度の保管スペースが必要になります。
- 倉庫に預けた場合の家賃や配送費、廃棄費、それに伴う人件費も必要となります。文書を電子化した場合は、それらのコストを大幅に削減できます。
2.事務処理の負担軽減と迅速化
- 電子化により書類を探す時間を大幅に軽減できます。また紙の文書と異なり紛失を防ぐことができます。
3.情報漏えい対策
- 紙の文書の場合、その紙が保管されている場所に入ることができれば、誰でも内容を閲覧することができます。文書を電子化した場合はシステム内のアクセス制限やパスワードにより、閲覧できる人を制限することができるため、情報漏えいのリスク軽減にもつながります。
4.災害対策
- 火事や地震などの災害により、紙の文書は丸ごと消失してしまうと、復元することができません。電子化した文書であれば、バックアップデータを遠隔地に持つことが容易になり、災害時における情報消失のリスクを軽減することができます。